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Messagerie

Du bon usage des outils de communication numérique interne

Nous passons beaucoup de temps à décortiquer nos boîtes mails pour extraire l’information nécessaire, importante ou simplement intéressante pour nos activités professionnelles.

Nous sommes d'un autre côté amenés à diffuser des informations auprès de nos communautés et nous souhaitons qu’elles soient bien réceptionnées.

La question de la conciliation entre ces deux attentes parfois contradictoires n'a pas de réponse simple.

Plusieurs Vice-Présidences et directions, en particulier la Direction Informatique et Numérique, travaillent à mettre en place les canaux de diffusion de l’information en interne. Une première étape a été de créer deux nouvelles listes de diffusion :

- la liste tout-eiffel@listes.univ-eiffel.fr s'adresse à l'ensemble des personnels de l'Université

- la liste agents@listes.univ-eiffel.fr est la liste des personnels ex-UPEM et ex-Ifsttar

Ces deux listes viennent en complément des listes de diffusion qui existaient avant la fusion, et qui restent actives et utilisables en l'attente de la création des nouvelles listes en univ-eiffel.fr.

Vous avez accès à un peu plus d'informations sur la page intranet "listes de diffusion" (https://intranet.univ-eiffel.fr/Informatique/Services Eiffel/Listes de diffusion).

En parallèle, nous vous proposons plusieurs solutions pour améliorer collectivement nos usages des moyens déjà en place et faire converger nos pratiques:

- les listes de diffusion "tout-eiffel" et "agents" : elles sont réservées à la diffusion d’informations importantes pour l’ensemble des personnels. Dans la phase de transition, qui va durer quelques mois avant que d'autres listes de diffusions ne soient mises en œuvre, elles vont être assez largement utilisées car elles sont l'unique vecteur garantissant une transmission de l'information à tous.

- La publication d’actualités (disponible sur le site intranet) : accessible à tous, cet outil permet de cibler la diffusion grâce à un système de catégories.

Les personnels « intranautes » peuvent s’abonner, et recevoir un récapitulatif des actualités en fonction des sujets sélectionnés et d’une périodicité qu’ils ont choisie.

- L’éditeur de newsletter (disponible sur le site intranet à partir de mars) : accessible sur demande, cette solution est idéale pour diffuser plusieurs informations en même temps.

Les newsletters sont diffusées par mail et publiées en page d’accueil du site intranet pendant plusieurs semaines.

Les fils d’actualités et les newsletters internes restent visibles beaucoup plus longtemps sur le site intranet que dans les messageries, et donnent donc de la visibilité à vos informations sur  du long terme.

Quelques conseils pour réduire notre pollution numérique

Consulter souvent les supports de communication interne et s’abonner aux fils d’actualités intranet.

Lire les newsletters internes qui font l’effort de rassembler les informations les plus importantes et utiles.

Bien réfléchir au moyen de diffusion le plus approprié pour diffuser nos informations.

Vous pouvez retrouver cette information sur la page d'accueil du site intranet, elle a fait l'objet d'une actualité ...

L'usage du courriel au sein de l'établissement

Suite à l'enquête menée sur les risques psycho-sociaux début 2018, il est apparu nécessaire de mener une réflexion sur l'usage du courriel au sein de l'établissement.

En effet, en tant qu’outil de travail collectif et de partage d’information, son utilisation importante voire excessive peut conduire à des dysfonctionnements dommageables pour tous.

Un premier travail a ainsi conduit à revoir les modalités d'utilisation des listes de diffusion afin d'en réduire l'usage et privilégier, dès que possible, d'autres voies d'information (affichage, courriel nominatif, etc...). Une harmonisation des contenus, des titres et des destinataires a également été opérée.

Un second chantier a permis d'élaborer la charte d'utilisation de la messagerie électronique que vous trouverez ci-jointe. Elle rappelle des principes et des bonnes pratiques, destinés à encourager un usage mesuré du courriel, respectueux de ses destinataires.

Je vous invite à partager largement ce document, en équipe, afin d'en favoriser une meilleure appropriation.

Ce document ainsi que d'autres sont disponibles sur l'intranet RH - rubrique qualité de vie au travail.